An dieser Stelle möchten wir euch einige Hinweise zu den Vorbereitungen bei der Einführung der Sport!n-App geben.
Die Sportkommunikation von tuesday.sport soll Vereinen und insbesondere Vereinsfunktionären helfen, die digitale Kommunikation im Verein im rechtsicheren Rahmen durchzuführen. Die Bedeutung einer digitalen Kommunikationsmöglichkeit wurde uns seit März 2020 durch ein Virus vermittelt.
Aus den Praxiserfahrungen zur strukturierten Einführung der Sportkommunikation folgen nun einige Tipps zur Vorgehensweise.
Mitgliederdaten
Eine Schlüsselrolle hat die Mitgliederverwaltung. In den Mitgliederdaten muss sichergestellt sein, dass den Mitgliedern die Sportart korrekt zugeordnet ist. Bei der Gelegenheit sollte auch gleich geprüft werden, dass die Mitgliederdaten korrekt sind. Buchstabendreher im Namen oder Zahlendreher beim Geburtsdatum erschweren später den Mitgliedern die Registrierung in der Vereinsverwaltung und damit das Onboarding in der Sport!n-App. Um die App nutzen zu können, muss die Person als Mitglied im Verein identifiziert werden. Das klappt nur, wenn Vorname, Nachname, Geburtsdatum und Geschlecht bei der Registrierung übereinstimmen.
Strukturvoraussetzungen
Die Kommunikation über die App erfordert, dass ein Mitglied entweder Funktionär im Verein ist, so dass er in einer „untergeordneten Struktur“ kommunizieren kann, oder einem Team zugeordnet ist . Aus Gründen des Jugendschutzes funktioniert derzeit das Onboarden und die Nutzung nur bei MItgliedern, die mind. 16 Jahre alt sind. Dazu sind von einem Vereinsverwalter (Vorstand, Geschäftsstelle) Abteilungen und Teams anzulegen, denen in der Folge die Mitglieder zugeordnet werden. Hier bietet sich an, die Teammanager (Trainer) an Board zu holen, denn sie wissen am besten, welche Mitglieder in welchen Gruppen, Teams, Mannschaften miteinander trainieren. Ggf. finden in diesem Dialog schon erste Bereinigungen statt, die die Mitgliederdatenqualität verbessern helfen.
Mitglieder mit E-Mail einladen
Nach der Zuordnung der Mitglieder zu den Teams können die Mitglieder zur Selbstverwaltung und digitalen Vereinskommunikation eingeladen werden. Hierzu gibt es verschiedene Möglichkeiten. Der Mitgliederverwalter kann aus der Mitgliederverwaltung ein E-Mail an das Mitglied mit den Registrierungslink versenden, oder der Teammanager kann dies für ein zugeordnetes Team direkt aus der Teamverwaltung tun. Für diesen Weg benötigen wir die E-Mailadresse des Mitglieds.
Mitglieder mit QR-Code einladen
Noch einfacher, weil ohne E-Mailadresse und ohne E-Mailversand, geht dies, wenn zum Einladungs-Link ein QR-Code generiert wird. Hierzu gibt es Plattformen, über die man aus einer URL einen QR-Code generieren kann. Damit braucht das Mitglied lediglich den Link mit dem Smartphone abzufotografieren und im Browser des Smartphones die nächsten Schritte zu befolgen. Auch hier hat vielen Bürgern das Virus geholfen über QR-Codes einen Registrierungsprozess durchzuführen. Ein Beispiel für einen aus der URL zur Registrierungseinladung generierten QR-Code finden sich nachfolgend. Der Link führt zu einem Testverein, der aber nicht aktiv genutzt wird.
Mitglieder onboarden
Der vorletzte Schritt, vor dem Eintritt in die Sportkommunikation, ist die Selbstverwaltung der MItgliederdaten durch das Mitglied. Hierzu sind die nachfolgenden Anweisungen beim Registrieren mit einer persönlichen E-Mailadresse zu befolgen, ein sicheres Passwort zu wählen (und bitte merken) und die persönlichen Daten einzugeben.
Nach der Registrierung für die Selbstverwaltung folgt der Download der „Sport!n“ App auf dem Smartphone. Hierzu über die Suche „Sport!n“ im App-Store eingeben und die App installieren. Nach der Installation kann ein Mitglied sich mit seiner E-Mailadresse und dem (gemerkten) Passwort in die Sportkommunikation (Sport!n) einloggen und im Verein bzw. im Team sicher digital kommunizieren. Und aus Vereinssicht erschließt sich eine neue Möglichkeit – gerade in Zeiten, in denen das persönliche Treffen ggf. eingeschränkt ist – aktuelle Vereins-News an das Mitglied zu senden.
viel Erfolg beim Onboarding der Vereinsmitglieder…
Euer tuesday.sport Entwicklerteam