…wäre doch super.
Die Wahrheit sieht aber anders aus. Unsere Erfahrungen aus der engen Zusammenarbeit mit Vereinen des Anwenderausschuss und einigen Vereinen aus der Anwendergruppe, die Vielzahl der Dialoge mit interessierten Vereinen und die persönliche Mitarbeit in Vereinen bei der Digitalisierung zeigen auf, dass die Digitalisierung im Verein mit Arbeit verbunden ist. Je nach Anspruch aus der Digitalisierung und Situation und Größe des Verein wir man einen langen Atem benötigen für dieses Vorhaben. Wir wollen unsere Erfahrungen teilen und gerne Ihre/Eure Einschätzung dazu bekommen. Einfach an tuesday.sport@blsv.de.
Technisch betrachtet
Die Plattform erlaubt rein technisch eine schnelle und einfache Inbetriebnahme von z.B. SportStart. Bestellen, SportStart wird für den Verein freigeschalten, da ein Funktionär in der Regel ja bereits über BLSVdigital registriert ist, einloggen in SportStart und los geht’s. Aber so banal ist dann die inhaltliche Nutzung von SportStart und die Möglichkeiten der Digitalisierung in der Mitgliederveraltung doch nicht.
Das Ziel ist maßgeblich
Der erste wichtige Schritt im Verein ist, dass die Vereinsführung die Zielsetzung der Digitalisierung festlegt. Wo sieht die Vereinsführung Handlungsbedarfe? Welche Themen möchte der Verein zukünftig digital (besser) lösen? Dazu hilft vielleicht die Einordnung der einzelnen Funktionsbereiche in die strategischen Erfolgsfaktoren, wie diese vom BLSV mit Vereinen entwickelt wurden.
Mitgliederverwaltung inkludiert die Mitgliederselbstverwaltung durch das Vereinmitglied. Mitgliederverwaltung ist eines von einigen Themenfeldern. Vereinsdigitalisierung umfasst mehrere weitere Themenfelder. Einen groben Überblick gibt nachfolgendes Schaubild.
Der Zeitbedarf
Je „größer“ das Ziel, also je umfangreicher der Anspruch an die Digitalisierung, desto mehr Zeit sollte eingeplant werden. Zu berücksichtigen ist insbesondere, dass ein Verein kein „Betrieb“ ist, sondern in aller Regel vom Engagemnt seiner Mitglieder in der Freizeit abhängt. Aber das wissen sie viel besser als wir. Es hilft, wenn IT-affine Mitglieder des Vereins sich in die Digitalisierung aktiv einbringen. Aus diesen IT- und Digital-affinen Personen sollte die Vereinsführung eine Projektgruppe gestalten und im Team das Ziel und den (Zeit- und Meilenstein-) Plan zur Erreichung dieses Ziels besprechen und auch regelmäßig abstimmen.
Erste Erfahrungen aus der Projektarbeit in und mit Vereinen
Alleine Mitgliederverwaltung, Mitgliederselbstverwaltung und die Einführung der Sportkommunikation, als digitale Ergänzung zur bestehenden Kommunikation mit den Mitgliedern, wird je nach Größe des Vereins und Anzahl der Sportabteilungen sowie in Abhängigkeit der Altersstruktur des Vereins einige Wochen bis einige Monate Arbeit für das Projektteam bedeuten.
Zentral organisierte Themen, wie z.B. die Beitragsverwaltung können vergleichsweise schnell, also in einigen Wochen, abgebildet werden. Aber nur dann, wenn die Voraussetzungen z.B. eine einfache Beitragsstruktur ohne Ausnahmen in der Praxis, gegeben ist. Ausnahmen fallen insbesondere beim Import der Daten auf und bedingen „Prüfschleifen“. Je komplexer die Beitragsstruktur und je mehr Ausnahmen davon im Verein gelebt wurden/werden, desto zeitaufwändiger wird das Teilprojekt. Das Problem beginnt dann mit dem Import und den „Fehlern“ die der Import „aufwirft“. Hier kann der Verein jetzt in die Vorbereitung gehen und die Mitgliederdaten und Beitragszuordnung prüfen und bereinigen. Das spart später Zeit.
Wenn ein großer Verein die Digitalisierung in der Tiefe der Funktionalitäten und in der Breite über (nahezu) alle Mitglieder und Funktionäre implementieren möchte, dann kann das, abhängig vom Digitalisierungsgrad heute, ein Projekt sein, das über neun bis 15 Monate geplant werden sollte. Der Zeitaufwand ist individuell je nach Ausgangslage und Zielbild. Es gibt viele Einflussfaktoren und Rahmenbedingungen, die den Zeitbedarf beeinflussen. Die sollten systematisch im Verein vom Projektteam erarbeitet werden.
Wichtig ist, dass Sie im Verein ein Bewusstsein schaffen, welche Themen in welcher Reihenfolge wichtig sind und angegangen werden sollen und welchen aktuellen „(digitalen) Organisationsgrad“ Ihr Verein dazu mitbringt. Je komplexer der Verein aktuell organisiert ist (zum Beispiel sehr viele Beitragsarten), desto mehr Zeit wird es brauchen, um diese Organisation in eine veränderte, digitale Welt zu transformieren. Am Anfang sollte stets die Bereinigung des aktuellen Datenbestandes stehen. Dazu zählen ausgetretene Mitglieder, die Zuordnung von Sportarten zum Mitglied, die Beiträge des Mitglieds oder die Abteilungszugehörigkeit.
Was hat der Verein von der Digitalisierung?
Bis hierher klingt der Artikel vielleicht, als wollten wir vor der Digitalisierung warnen. Nein, überhaupt nicht. Am Ende des Projektes und der Arbeit steht ein immenser Nutzen. Die digitale Vereinsverwaltung in der Cloud spart Hardware und IT-Knowhow. Aber es geht um mehr. Es geht darum Zeit die von Menschen investiert wird, auf die IT zu verlagern. Arbeit, die heute in den Händen einiger weniger im Verein liegt, kann auf viele Schultern verteilt werden. Wenn das gelingt, wird nicht nur die Arbeit für den einzelnen, engagierten „Ehrenamtler“ weniger, sondern ehrenamtliches Engagement im Verein wird dadurch auch attraktiver. Die systematische Digitalisierung der Vereinsverwaltung spart Zeit für ehrenamtlich Engagierte und ggf. Kosten für Angestellte in der Geschäftsstelle im Verein. In jedem Fall steigt die Datenqualität und die Transparenz im Verein. Wir wissen nach der Digitalisierung sicher mehr über den Verein als vorher und können dieses Wissen auch in die Zukunft projezieren. Und nur mit digitalen Verfahren wird es gelingen die sogenannte i-Generation, die nach 1990 geborenen, für eine Funktion im Verein zu motivieren. Von diesen Effekten sind wir überzeugt. Sehen Sie das auch?
Wir freuen uns über Ihr Feedback und verbleiben
herzlichst
Ihr/Euer tuesday.sport Entwicklerteam